Caso de estudio
Un proyecto concreto para ordenar la entrada de nuevos encargos fotográficos y la comunicación con cada cliente desde el primer contacto.
Recibíamos encargos por mensaje directo, correo y referencias de otros skaters. Cada cliente llegaba con una idea distinta del proceso: algunos querían retrato individual, otros una sesión completa para su marca de ropa, y varios solo pedían una foto para su perfil. Sin un punto de entrada claro, la información se perdía y las fechas se cruzaban.
El portal de registro nació para resolver eso: un formulario estructurado que define desde el inicio el tipo de sesión, la ubicación del spot, el número de personas y el uso que se le dará a las imágenes. Así, antes de la primera llamada, ya sabemos qué busca cada quien y qué podemos ofrecerle.
Trabajamos con un formulario de tres pasos que no abruma al cliente. Primero pide datos básicos y el tipo de proyecto. Luego, detalles del spot o la locación preferida, horarios disponibles y si la sesión es individual o grupal. Al final, el cliente sube referencias visuales o describe la estética que busca.
Cada registro genera una ficha interna que se revisa en la junta semanal del colectivo. Ahí decidimos quién lidera la sesión, qué equipo se necesita y si el proyecto encaja con las líneas editoriales que documentamos. Esto redujo los malentendidos y nos permitió planear mejor las rodadas y las sesiones abiertas.
En los primeros tres meses, el tiempo entre el primer mensaje y la confirmación de la sesión pasó de varios días a menos de 24 horas. Los clientes llegan con expectativas más claras, y nosotros con una idea precisa del encargo. Las sesiones de retrato abierto también se llenan más rápido porque la gente sabe exactamente qué incluye el registro.
El portal no reemplaza la conversación directa, pero la hace más útil. Cuando hablamos con un cliente, ya no perdemos tiempo explicando lo básico; vamos directo a la dirección de arte, la locación y los detalles que hacen que cada sesión tenga carácter propio.
El 70% de los registros llegan con una referencia visual clara, lo que facilita la dirección de arte y evita idas y vueltas innecesarias. El resto se resuelve en la primera llamada, que ahora dura menos de diez minutos.
Seasonal Booking Workflow
Cuando organizamos rodadas y sesiones de retrato abiertas, el calendario no se comporta como una hoja de cálculo. Este proyecto ordenó el proceso sin quitarle lo espontáneo a la escena.
Las reservas llegaban por mensaje directo, se anotaban en libretas y se confirmaban de memoria. Entre rodadas, exposiciones y sesiones de retrato, algo se perdía: fechas cruzadas, spots dobles, gente que se quedaba fuera por falta de aviso.
El objetivo no era digitalizar todo, sino tener un solo lugar donde el equipo y la comunidad supieran qué viene y qué se necesita.
Definimos tres tipos de reserva: rodada abierta, sesión de retrato y préstamo de espacio para expo. Cada una tiene su propio flujo y sus límites.
Menos mensajes perdidos
Cada solicitud queda registrada con nombre, fecha y spot. Si algo se cancela, se libera el cupo y se avisa a la lista de espera.
Criterios claros
Sabemos qué pedirle a cada persona: tabla, casco si es menor de edad, y confirmación de que conoce el spot. Nada de sorpresas el día del evento.
Archivo que sirve
El registro de reservas alimenta el archivo visual: sabemos qué sesiones se hicieron, en qué colonia y con quién. Eso ayuda a planear las siguientes.
No construimos una app, no pedimos pagos anticipados y no eliminamos el mensaje directo como vía de contacto. El flujo convive con la forma en que la comunidad ya se comunica.
El resultado es un proceso que se puede explicar en una conversación y que no requiere manual de usuario. Si alguien quiere organizar algo, sabe a quién escribir y qué información dar.