Proyecto · Flujo de trabajo
Un proyecto enfocado en decisiones prácticas y restricciones reales, pensado para que el proceso de reserva no se convierta en un laberinto.
El objetivo fue ordenar un sistema que antes dependía de mensajes sueltos y notas en papel. Ahora cada solicitud pasa por un recorrido claro: se revisa la disponibilidad, se confirman los detalles y se asigna el espacio o la sesión sin fricciones innecesarias.
Las reservas llegaban por distintos canales y se anotaban en libretas o en chats grupales. Eso generaba cruces de fechas, malentendidos con los horarios y mucha ida y vuelta para confirmar algo simple. El primer paso fue mapear cómo entraba cada solicitud y dónde se perdía la información.
En lugar de buscar una herramienta nueva y compleja, se definieron reglas simples: un solo lugar para registrar cada reserva, campos obligatorios mínimos y un límite claro de cupo por fecha. La prioridad era que cualquier persona del equipo pudiera entender el estado de una solicitud sin depender de explicaciones.
Se trabajó por etapas, probando con un grupo pequeño antes de abrir el flujo completo. Primero se estandarizó el formulario de solicitud, luego se conectó con un calendario compartido y al final se definieron los avisos automáticos para confirmar o rechazar fechas. Cada ajuste salió de una conversación con quienes usan el sistema a diario.
Las solicitudes duplicadas desaparecieron y el tiempo de respuesta bajó de varios días a una jornada. El equipo dejó de perseguir mensajes perdidos y ahora puede anticipar semanas con carga alta. No es un sistema perfecto, pero cumple su función: ordenar sin estorbar.
El proyecto quedó documentado con una guía interna de uso, un registro de decisiones y capturas del flujo antes y después. Ese material sirve para que cualquier persona nueva entienda el proceso sin necesidad de preguntar desde cero.
También se dejó una lista de pendientes para la siguiente temporada: ajustar los recordatorios automáticos y revisar si el cupo por fecha sigue siendo el adecuado.
Seasonal Booking Workflow
Cuando organizamos rodadas y sesiones de retrato abiertas, el calendario no se comporta como una hoja de cálculo. Este proyecto ordenó el proceso sin quitarle lo espontáneo a la escena.
Las reservas llegaban por mensaje directo, se anotaban en libretas y se confirmaban de memoria. Entre rodadas, exposiciones y sesiones de retrato, algo se perdía: fechas cruzadas, spots dobles, gente que se quedaba fuera por falta de aviso.
El objetivo no era digitalizar todo, sino tener un solo lugar donde el equipo y la comunidad supieran qué viene y qué se necesita.
Definimos tres tipos de reserva: rodada abierta, sesión de retrato y préstamo de espacio para expo. Cada una tiene su propio flujo y sus límites.
Menos mensajes perdidos
Cada solicitud queda registrada con nombre, fecha y spot. Si algo se cancela, se libera el cupo y se avisa a la lista de espera.
Criterios claros
Sabemos qué pedirle a cada persona: tabla, casco si es menor de edad, y confirmación de que conoce el spot. Nada de sorpresas el día del evento.
Archivo que sirve
El registro de reservas alimenta el archivo visual: sabemos qué sesiones se hicieron, en qué colonia y con quién. Eso ayuda a planear las siguientes.
No construimos una app, no pedimos pagos anticipados y no eliminamos el mensaje directo como vía de contacto. El flujo convive con la forma en que la comunidad ya se comunica.
El resultado es un proceso que se puede explicar en una conversación y que no requiere manual de usuario. Si alguien quiere organizar algo, sabe a quién escribir y qué información dar.